|
Мар 12 |
Учет командировочных расходов в 1С:Деньги 8Теги: 1С:Деньги 8, командировкаРубрика: Работаем с программой 1С:Деньги 8. Автор: admin |
Некоторых ответственных сотрудников очень часто встречает на работе сюрприз, а для кого то это ежедневная рутинная обязанность. Речь идет о командировке. С точки зрения учета финансов и денежных потоков здесь не все однозначно. Как же учитывать командировочные расходы?
Исходя из накопленного опыта поездок в командировку, я сформулировал следующие типовые случаи, которые происходят в учете командировочных денег.
- Компания выделяет деньги на командировку. Эта сумма полностью тратится. По приезду домой работник отчитывается в ноль. Это идеальный случай.
- Компания выделяет деньги. Например, командировка идет 5 дней. После командировки осталась неистраченная сумма. С этой суммой можно поступить по-разному: сдать или оставить себе.
- Компания выделяет деньги на командировку. Вы истратили собственные деньги. По прилету из командировки эти деньги вам возвратит компания.
Рассмотрим каждый из случаев более подробно.
1. Получение денег на командировочные расходы лучше отражать как получение денег в долг. Это связано с тем, что это те деньги, за которые по приезду из командировки вам придется отчитываться. Отражение получения долга происходит в разделе «Долги». Нажимаем кнопку «Я взял».
Заполняем сумму, которую вы получили и нажимаем кнопку «Учесть и закрыть».
Дальше указанные деньги появятся у нас в кошельке. Все траты во время командировки оформляем операцией «Расход».
После возвращения из командировки, поскольку все деньги истрачены, и мы полностью за них рассчитались, мы оформляем возврат долга.
Разница между обычным долгом состоит лишь в том, что в поле сумма указываете ноль. Ставите галочку «Списать остаток долга», а в поле «сумма списания» указывается полная сумма командировочных.
Таким образом, сумма долга будет полностью погашена. В качестве статьи списания вы можете оставить статью по-умолчанию «прочие доходы» или указать свою, например, «командировочные доходы».
2. В том случае, если после командировки у вас осталась неистраченная сумма, и вы ее сдаете, то в поле сумма операции «Я вернул долг» указываете сумму возвращаемых денег. Если же эти деньги не возвращаются в компанию, а остаются у вас, то все происходит точно так же как и в первом сценарии.
3. Одновременно с тратами из собственных средств вы оформляете операцию «Я дал». Она находится в разделе «Долги».
Таким образом, к концу командировки у вас накопится сумма, которую фирма вам должна вернуть. Причем, одновременно с операцией «Я дал» не нужно оформлять операцию «Расход», а то в результате получится задвоение расхода, что нам совершенно не нужно. По приезду домой и получению денег от фирмы вы оформляете операцию «Мне вернули».
Существует и альтернативный способ учета этой ситуации. По мере трат собственных денег, которые вам потом возместят вы оформляете операцию «Расход». По приезду домой и получению денег оформляете «Доход» со статьей дохода, например, «прочие доходы». Важное отличие этого метода от предыдущего способа в том, что вы не видите сумму, которую вы потратили из собственных денег на командировку (только если вы не учитываете эти расходы по одной статье расходов).
Loading ...
Во-первых, с бухгалтерской точки зрения автор предлагает неверный способ учета командировочных. Все командировочные расходы – это расходы компании, а не мои. Поэтому совершенно верно оформлять аванс как долг. Однако в этом случае нужно рассматривать командировочные расходы не как расходы, а как возврат долга.
Во-вторых, с практической точки зрения, мне кажется, в 1С Деньги очень неудачно организована система взаимоотношений с контрагентами. В случае с командировками это наиболее ярко выражено. Если сотрудник очень часто ездит в командировки, то не всегда получается вовремя отчитываться за аванс и получить компенсацию за использование личных средств.
В 1С все это оформляется с помощью 4 (!) операций – я взял в долг, я вернул долг, я дал в долг, мне вернули долг. По сути речь идет всего лишь о двух операциях – кредитование / дебетование лицевого счета контрагента. Какая разница между «я взял в долг» и «мне вернули долг»? Сальдо моего счета увеличилось в результате обоих операций! Какая разница между «я вернул долг» и «я дал в долг»? Сальдо моего счета уменьшилось в результате обоих операций!
Вероятно, авторы разбили кредит / дебет на 4 операции, чтобы пользователям было легче правильно учитывать долги. Действительно, во многих ситуациях это очень верное решение. Однако если мой текущий долг составляет 100 рублей, а я хочу перечислить контрагенту 200р., то мне приходится делать две проводки – я вернул долг (100 р.) и я дал в долг (100 р.).
Было бы здорово сделать всего одну проводку, например «пополнение лицевого счета контрагента» – 200 р. При этом программа автоматически пересчитает, кто кому должен, и выдаст результат в отчете о долгах, где было бы неплохо, кстати, выводить что-то вроде: вы должны на настоящий момент – СУММА, вам должны на настоящий момент – СУММА, а не просто историю долга – и сиди считай сам итоговое сальдо.
В-третьих, в связи с этим очень помогло бы оформление «покупки в кредит» или «предоплаты за покупку/услугу», то есть объединение учета долга и расхода. Опять же сейчас приходится делать 2 проводки – взять долг у контрагента, затем оформить расход и вернуть долг (три (!) проводки вместо одной). Или же наоборот дать контрагенту в долг, оформить расход и оформить возвращение долга (тоже три вместо одной). Особенно это актуально в коммунальных платежах, где хотелось бы сравнивать месячную динамику расходов, а платить часто приходится на месяц-два позже – в отчете в этом случае возникает за один месяц ноль, а за другой завышенная сумма. А простое разбиение суммы и произвольное проставление даты приводит к неверному сальдированию остатка кошелька.
Могу сказать, что если разработчики решат внедрить и внедрят такие полезные функции, – лично у меня пропадет головная боль и ощущение кошмара от учета некоторых транзакций – командировочные, покупки в кредит, невовремя оплаченные коммунальные и другие счета и проч.